Системы планирования производства и логистики
Сколько денег компания теряет на рутинных операциях?
Автор: Скрябин Илья Николаевич
Генеральный директор Connective PLM
Скрытый враг эффективности и производительности многих предприятий - "рутинные" операции!
В своей операционной деятельности руководитель не всегда задумывается над тем, сколько же лишних операций производят сотрудники и какое реальное количество времени на них тратится. Мы провели аудит 10 отделов закупок и теперь поделимся результатами!
Сотрудники производств ежедневно сталкиваются с необходимостью создания закупочных заявок, согласованием поставок, контролем за их статусом и сбор отчетов. Эти задачи требуют времени, внимания и вовлеченности, но при этом мало способствуют стратегическим целям компании. В итоге, значительная часть рабочего времени тратится на повторяющиеся и однообразные процессы, которые можно автоматизировать.
По данным наших исследований, сотрудники отделов закупок тратят 40% и более своего рабочего времени на рутинные операции. Если учесть, что для средней компании это составляет десятки человеко-часов в месяц, а для крупных предприятий — сотни и даже тысячи, внедрение систем автоматизации закупок значительно повышает эффективность работы подразделений.
Таким образом, рабочее время, затрачиваемое на процесс обеспечения производства, которое можно сократить путем внедрения программных продуктов, есть как в отделах закупок, так и непосредственно в производственных подразделениях.
Итак, какие же типы наиболее частотных рутинных операций мы выявили?
SPPL помогает сократить около 80 часов рабочего времени ежемесячно, если речь идет о типичном отделе закупок, состоящем из 5 сотрудников. Для крупных корпораций показатели могут быть значительно выше.
Автоматизация рутинных процессов избавляет сотрудников от необходимости вручную заниматься созданием заявок, согласованием закупок и отслеживанием статусов поставок.
Ниже приведены основные рутинные операции, которые автоматизируются с помощью системы управления закупками SPPL:
1. Создание и обработка заявок на закупку:
- Ручной процесс: Сотрудники производственных отделов создают заявки на закупку материалов или комплектующих вручную, часто используя Excel или аналогичные инструменты. Затем эти заявки передаются в отдел закупок для обработки.
- Автоматизация: SPPL предлагает веб-интерфейс и функционал поиска номенклатуры для быстрого создания заявок, а также копирования предыдущих заявок. Можно автоматически генерировать заявки на основе текущих потребностей производства и данных о запасах. Заявки передаются в отдел закупок внутри системы.
2. Согласование заявок на закупку:
- Ручной процесс: Каждую заявку необходимо согласовать с несколькими отделами или руководителями, что занимает много времени и требует множественной коммуникации по электронной почте, либо сбору подписей на бумажных носителях.
- Автоматизация: SPPL автоматизирует процесс согласования, отправляя уведомления ответственным лицам, а также отслеживая статусы заявок.
3. Отслеживание статусов поставок:
- Ручной процесс: Постановщики заявок на закупки должны отслеживать статусы поставок через различные каналы связи (телефон, email, мессенджеры) и вручную обновлять информацию в таблицах.
- Автоматизация: Система позволяет автоматически обновлять статусы поставок в режиме реального времени, включая уведомления о задержках, изменениях условий доставки и т.д. Вся информация отображается в едином интерфейсе.
4. Формирование закупочных лотов:
- Ручной процесс: Менеджеры по закупкам вручную агрегируют потребности разных подразделений для формирования единого лота закупок, что требует времени и может привести к ошибкам. Используют различные инструменты по типу сводных таблиц в Excel.
- Автоматизация: SPPL сама объединяет заявки на одинаковую номенклатуру от разных подразделений, создавая закупочные лоты на основе потребностей и планов производства, минимизируя затраты на транспортировку и складирование и уменьшая трудоемкость обработки заявок.
5. Управление изменениями в заказах:
- Ручной процесс: При изменении производственного плана или составов изделий, сотрудники вручную вносят изменения в уже существующие закупочные заявки. На практике вносить изменения часто забывают.
- Автоматизация: SPPL автоматически обновляет закупочные заявки и связанные с ними лоты при изменении составов изделий или производственных планов, что минимизирует количество ошибок и время на изменения.
6. Формирование отчетов и аналитики:
- Ручной процесс: Много времени уходит на создание отчетов по закупкам, срокам поставки, эффективности поставщиков и т.д. Данные собираются вручную из разных источников.
- Автоматизация: На основе данных из SPPL можно сгенерировать отчеты по ключевым показателям эффективности (KPI), таким как скорость выполнения заказов, стоимость закупок, эффективность поставщиков и другие метрики.
7. Коммуникации между отделами:
- Ручной процесс: Для согласования деталей заказов и поставок, сотрудники разных отделов используют email, мессенджеры или телефон, что затрудняет отслеживание истории взаимодействий.
- Автоматизация: SPPL предоставляет встроенные средства коммуникации (чаты), которые фиксируют всю историю взаимодействий по конкретным заказам или заявкам, обеспечивая прозрачность и доступность информации в любой момент.
8. Оповещения и уведомления:
- Ручной процесс: Менеджеры должны вручную отслеживать важные сроки и события, такие как приближающийся дедлайн по заказу или необходимость подписания нового контракта.
- Автоматизация: Система автоматически отправляет уведомления о приближающихся дедлайнах, необходимости повторных заказов или изменениях в заявках, помогая менеджерам быть в курсе всех критических событий.
Автоматизация закупок с помощью SPPL позволит сократить затраты в первый же месяц использования. Подробнее о внедрении системы, стоимости и вариантах использования можно узнать по телефону 8 800 300 8094 или оставить заявку на обратный звонок на сайте sppl.ai
Генеральный директор Connective PLM
Скрытый враг эффективности и производительности многих предприятий - "рутинные" операции!
В своей операционной деятельности руководитель не всегда задумывается над тем, сколько же лишних операций производят сотрудники и какое реальное количество времени на них тратится. Мы провели аудит 10 отделов закупок и теперь поделимся результатами!
Сотрудники производств ежедневно сталкиваются с необходимостью создания закупочных заявок, согласованием поставок, контролем за их статусом и сбор отчетов. Эти задачи требуют времени, внимания и вовлеченности, но при этом мало способствуют стратегическим целям компании. В итоге, значительная часть рабочего времени тратится на повторяющиеся и однообразные процессы, которые можно автоматизировать.
По данным наших исследований, сотрудники отделов закупок тратят 40% и более своего рабочего времени на рутинные операции. Если учесть, что для средней компании это составляет десятки человеко-часов в месяц, а для крупных предприятий — сотни и даже тысячи, внедрение систем автоматизации закупок значительно повышает эффективность работы подразделений.
Таким образом, рабочее время, затрачиваемое на процесс обеспечения производства, которое можно сократить путем внедрения программных продуктов, есть как в отделах закупок, так и непосредственно в производственных подразделениях.
Итак, какие же типы наиболее частотных рутинных операций мы выявили?
- Коммуникации. В эту группу входят, в первую очередь, согласования. Все участники опроса отмечают, что на процесс согласования, уточнения, пересогласования уходит больше всего времени. Часто возникает необходимость звонить на производство, запрашивать информацию, звонить поставщикам для согласований. В этом же процессе возникает и много ошибок, из-за которых закупка происходит не вовремя или покупают не то. Для некоторых компаний характерно активное участие конструкторов, сотрудников ПТО в обсуждении закупок и замен. При этом в 90% случаев информация нигде не фиксируется, история коммуникаций не сохраняется.
- Заполнение таблиц, внесение информации. Для формирования сводных таблиц используется информация из разных источников. Заявки на закупки подаются в разных формах. В 40% обследуемых компаний информация передается на бумажном носителе. Сотрудники отдела закупок перерабатывают и вручную вносят информацию. Больше всего времени затрачивается на внесение изменений. На этом же этапе возникают ошибки.
SPPL помогает сократить около 80 часов рабочего времени ежемесячно, если речь идет о типичном отделе закупок, состоящем из 5 сотрудников. Для крупных корпораций показатели могут быть значительно выше.
Автоматизация рутинных процессов избавляет сотрудников от необходимости вручную заниматься созданием заявок, согласованием закупок и отслеживанием статусов поставок.
Ниже приведены основные рутинные операции, которые автоматизируются с помощью системы управления закупками SPPL:
1. Создание и обработка заявок на закупку:
- Ручной процесс: Сотрудники производственных отделов создают заявки на закупку материалов или комплектующих вручную, часто используя Excel или аналогичные инструменты. Затем эти заявки передаются в отдел закупок для обработки.
- Автоматизация: SPPL предлагает веб-интерфейс и функционал поиска номенклатуры для быстрого создания заявок, а также копирования предыдущих заявок. Можно автоматически генерировать заявки на основе текущих потребностей производства и данных о запасах. Заявки передаются в отдел закупок внутри системы.
2. Согласование заявок на закупку:
- Ручной процесс: Каждую заявку необходимо согласовать с несколькими отделами или руководителями, что занимает много времени и требует множественной коммуникации по электронной почте, либо сбору подписей на бумажных носителях.
- Автоматизация: SPPL автоматизирует процесс согласования, отправляя уведомления ответственным лицам, а также отслеживая статусы заявок.
3. Отслеживание статусов поставок:
- Ручной процесс: Постановщики заявок на закупки должны отслеживать статусы поставок через различные каналы связи (телефон, email, мессенджеры) и вручную обновлять информацию в таблицах.
- Автоматизация: Система позволяет автоматически обновлять статусы поставок в режиме реального времени, включая уведомления о задержках, изменениях условий доставки и т.д. Вся информация отображается в едином интерфейсе.
4. Формирование закупочных лотов:
- Ручной процесс: Менеджеры по закупкам вручную агрегируют потребности разных подразделений для формирования единого лота закупок, что требует времени и может привести к ошибкам. Используют различные инструменты по типу сводных таблиц в Excel.
- Автоматизация: SPPL сама объединяет заявки на одинаковую номенклатуру от разных подразделений, создавая закупочные лоты на основе потребностей и планов производства, минимизируя затраты на транспортировку и складирование и уменьшая трудоемкость обработки заявок.
5. Управление изменениями в заказах:
- Ручной процесс: При изменении производственного плана или составов изделий, сотрудники вручную вносят изменения в уже существующие закупочные заявки. На практике вносить изменения часто забывают.
- Автоматизация: SPPL автоматически обновляет закупочные заявки и связанные с ними лоты при изменении составов изделий или производственных планов, что минимизирует количество ошибок и время на изменения.
6. Формирование отчетов и аналитики:
- Ручной процесс: Много времени уходит на создание отчетов по закупкам, срокам поставки, эффективности поставщиков и т.д. Данные собираются вручную из разных источников.
- Автоматизация: На основе данных из SPPL можно сгенерировать отчеты по ключевым показателям эффективности (KPI), таким как скорость выполнения заказов, стоимость закупок, эффективность поставщиков и другие метрики.
7. Коммуникации между отделами:
- Ручной процесс: Для согласования деталей заказов и поставок, сотрудники разных отделов используют email, мессенджеры или телефон, что затрудняет отслеживание истории взаимодействий.
- Автоматизация: SPPL предоставляет встроенные средства коммуникации (чаты), которые фиксируют всю историю взаимодействий по конкретным заказам или заявкам, обеспечивая прозрачность и доступность информации в любой момент.
8. Оповещения и уведомления:
- Ручной процесс: Менеджеры должны вручную отслеживать важные сроки и события, такие как приближающийся дедлайн по заказу или необходимость подписания нового контракта.
- Автоматизация: Система автоматически отправляет уведомления о приближающихся дедлайнах, необходимости повторных заказов или изменениях в заявках, помогая менеджерам быть в курсе всех критических событий.
Автоматизация закупок с помощью SPPL позволит сократить затраты в первый же месяц использования. Подробнее о внедрении системы, стоимости и вариантах использования можно узнать по телефону 8 800 300 8094 или оставить заявку на обратный звонок на сайте sppl.ai